الحسابات المساعدة (الأستاذ المساعد)

الفكرة في سطرين

يبقى في دليل الحسابات حساب إجمالي واحد لكل فئة، مثل «مدينون النشاط» للعملاء و«الموردين» للموردين. كان اسمه سابقًا «حساب الرقابة». يُسجَّل كل عميل أو مورد تحته حسابًا تحليليًا من شاشة مستقلة. لا يزدحم الدليل ولا ميزان المراجعة بآلاف الأسماء، ورصيد الحساب الإجمالي يساوي دائمًا مجموع حساباته التحليلية.

ما لا يتغير أبدًا:

• القيود والفواتير والإيصالات تُرحَّل كما هي.
• لا يُعدَّل أي قيد قديم.
• الإطفاء يعيد كل شيء كما كان فورًا.

الميزة مطفأة في البداية. الشركة التي لا تفعّلها لا ترى أي تغيير.

أفضل استعمال لها مع «دليل الحسابات المحاسبي»، ويكون الحساب الإجمالي في المستوى الثاني، مثل «113 مدينون النشاط» و«221 الموردين». الدليل التجاري المصغر مدعوم، والحساب التحليلي فيه هو الابن المباشر للحساب الإجمالي.

أين أجد الشاشة ولمن؟

كل شاشة تظهر لمن يملك صلاحيتها في «صلاحيات المستخدمين».

الخطوات

أولًا: التفعيل (مرة واحدة للشركة، يقوم بها المحاسب)

1. افتح «إعداد الأستاذ المساعد».
2. اضغط «اقتراح الحسابات». يقترح البرنامج حسابات العملاء والموردين من «إعدادات دليل الحسابات» ومن دفاتر المستندات.
3. راجع عمود «نتيجة الفحص» لكل حساب.
   • يرفض البرنامج الحساب غير الصالح، مثل حساب عليه قيود مباشرة وليس له أبناء، أو حساب داخل حساب إجمالي آخر.
   • وينبّه على ما يستحق المراجعة.
4. صحّح «نوع الحسابات» عند الحاجة. الأنواع المتاحة: عملاء، موردون، موظفون، مندوبون، مدينون آخرون، دائنون مختلفون، شركاء.
   • للنشاط الطبي فقط: أطباء، شركات تأمين. يظهران حين يكون «نوع النشاط» في الإعدادات «طبي» ومعه رخصة المستشفى، وإلا لا يظهران في أي قائمة ولا يُقترحان.
5. لإضافة حساب إجمالي آخر اضغط «إضافة حساب». «إزالة» تحذفه من القائمة فقط، ولا تحذفه من الدليل.
6. اختر «نمط خانة العميل/المورد :» (التفاصيل في «الإعدادات والخيارات»)، ثم فعّل «الأستاذ المساعد :» واضغط «حفظ».
   • إن فعّلت المفتاح والقائمة فارغة يقترح البرنامج الحسابات فورًا. راجعها ثم احفظ.
   • سطر الحالة أعلى الشاشة يذكر عدد الحسابات الإجمالية، وينبّه إن كانت دفاتر المستندات تشير إلى حسابات لم تُسجَّل بعد.
7. اضغط «فحص المطابقة» وتأكد أن رصيد كل حساب إجمالي يساوي مجموع حساباته التحليلية.

الإطفاء من الشاشة نفسها، فيعود الدليل والميزان ونوافذ البحث كما كانت فورًا.

ثانيًا: العمل اليومي

خانة «الحساب الإجمالي :» في نافذة البحث عن حساب

عند التفعيل تظهر في أعلى نافذة البحث عن الحساب خانة «الحساب الإجمالي :». قائمتها بعمودين: النوع (عملاء، موردون…) ثم الحساب الإجمالي، وأولها «كل الحسابات». الخانة تظهر دائمًا بعد التفعيل في كل مكان تنطبق فيه، حتى قبل تسجيل أي حساب إجمالي. وتحتها سطر قصير يقول سبب ما تراه، مثل «لا حسابات إجمالية مسجلة بعد. سجّلها من «إعداد الأستاذ المساعد» بزر «اقتراح الحسابات»».

• الحساب الجديد من زر الإضافة في نافذة البحث يُنشأ تحت الحساب الإجمالي المختار برقم تلقائي.
• الحفظ والترحيل لا يتغيران: يُرحَّل القيد على الحساب التحليلي كما كان.

عمود «الحساب الإجمالي» في شبكة القيد

عند التفعيل يصير عمود «الحساب الرئيسي» في شبكة «القيود المالية» «الحساب الإجمالي»، ويعرض أقرب حساب إجمالي مسجل فوق حساب السطر. فترى في كل سطر عميل أنه تحت «مدينون النشاط» مثلًا. سطر الخزينة أو المصروف يبقى بحسابه الرئيسي كما كان. وعند الإطفاء يعود العمود كما كان تمامًا.

شاشة «الحسابات التحليلية»

1. اختر «النوع :» أو «الحساب الإجمالي :»، أو اتركهما لعرض كل الحسابات المسموحة لك. يظهر لكل حساب «الرقم» و«الحساب التحليلي» و«الهاتف» و«المدينة» و«المجموعة» و«الرصيد» و«آخر حركة»، والحساب الإجمالي الذي يتبعه.
2. «حساب جديد» يفتح بطاقة جديدة تحت الحساب الإجمالي المختار برقم تلقائي، دون المرور بشاشة الدليل.
3. «فتح البطاقة» للتعديل.
4. «كشف حساب» يفتح كشف الحساب المعتاد.
5. «البطاقة الموحدة» تفتح بطاقة الجهة إن وُجدت، أو تنشئها مربوطة بالحساب.
6. «إظهار الحسابات بلا رصيد» لعرض الجميع.

دليل الحسابات

• تختفي الحسابات التحليلية من شاشة «دليل الحسـابات». يظهر بجانب الحساب الإجمالي عمود «الأستاذ المساعد» وفيه عدد حساباته التحليلية.
• مربع «عرض التحليلية» يظهرها مؤقتًا عند الحاجة.
• إضافة حساب تحت الحساب الإجمالي من شاشة الدليل ممنوعة، والإضافة تكون من «الحسابات التحليلية».
• بطاقة العميل وبطاقة المورد القديمتان تعملان كما هما.

ميزان المراجعة

• مربع «طي الأستاذ المساعد» يعرض كل حساب إجمالي سطرًا واحدًا بدل آلاف الأسماء، والإجماليات لا تتغير.
• اختيار حساب أب في الميزان صار فوريًا.

ثالثًا: البطاقة الموحدة للعميل والمورد

للجهة التي تشتري منك وتبيعك في الوقت نفسه. تبقى بحسابين، عميل ومورد، وهذا هو الصحيح محاسبيًا، وتجمعهما بطاقة واحدة.

البيانات:

• أعلى البطاقة: «اسم الجهة :» و«الرقم الضريبي :» و«البريد الإلكتروني :» و«هاتف إضافي :» و«ملاحظات :».
• «حساب العميل :» و«حساب المورد :»:
  • اختر الحساب من القائمة، أو أنشئه بزر +، أو فك ربطه بزر ×.
  • يظهر رصيد كل حساب، و«الحد الائتماني :» (من «مجموعات العملاء»).
• التبويبات:
  • «سجل البطاقات»: بحث بالاسم أو الحساب أو الهاتف.
  • «جهات الاتصال»: الاسم، الصفة، الهاتف، واتساب، مفضّل، ملاحظة.
  • «الكشف الموحد»: حركة الحسابين معًا في كشف واحد ورصيد صافٍ.

الأزرار: تخزين (F10)، حذف (F11)، جديد (F1)، طباعة (F12)، الكشف الموحد (F6)، ومقاصة.

المقاصة:

• تنشئ قيدًا مسودة بين حساب العميل وحساب المورد، بمبلغ لا يزيد عن أصغر الرصيدين.
• يفتح القيد في شاشة القيود ليراجعه المحاسب ويرحّله. لا يتغير أي رصيد قبل الترحيل.
• تحتاج صلاحية القيود المالية، وتعمل بالعملة الأساسية فقط، وترفض الحساب الذي عليه حركة بعملة أجنبية.

حذف البطاقة: لا يحذف الحسابين ولا حركتهما، بل يفك ربطهما فقط.

الإعدادات والخيارات

نمط خانة العميل/المورد

• نمط الشركة: يُضبط في «إعداد الأستاذ المساعد»، ويُطبَّق على خانة العميل والمورد في الفواتير والإيصالات بكل دفاترها.
• في القيد: خانة الحساب الإجمالي اختيارية دائمًا، ولا يسري عليها نمط الشركة.
• مجموعات الصلاحيات: في الشاشة نفسها، تحت «نمط الاختيار لكل مجموعة صلاحيات»، نمط لكل مجموعة: «يتبع الشركة» أو «حر» أو «تحليلي فقط» أو «الإجمالي أولًا». النمط يضيّق ولا يوسّع، ويشمل كل نافذة بحث بما فيها القيد. مثال ذلك موظف مبيعات بنمط «تحليلي فقط».
• صلاحية النوع: في النمطين المقيدين هي صلاحية بطاقته. من لا يملك «بطاقة مورد» لا يرى حسابات الموردين.
• المدير: يرى كل الأنواع ولا يقيّده نمط المجموعات، لكن نمط الشركة يسري عليه في الفواتير والإيصالات.

بعد التحديث

• العملاء الحاليون: لا يتغير شيء في عملهم. الميزة مطفأة ولا يُعدَّل أي قيد أو حساب.
• تُمنح الصلاحيات الجديدة تلقائيًا لمن يملك ما يقابلها: «إعداد الأستاذ المساعد» لمن يملك «إعدادات دليل الحسابات»، و«الحسابات التحليلية» و«البطاقة الموحدة» لمن يملك «بطاقة عميل» أو «بطاقة مورد»، و«دفتر الأستاذ المساعد» لمن يملك «ميزان المراجعة».
• لمن يريد الميزة: يفعّلها مع محاسبه بالخطوات أعلاه. يُنصح بالبدء في أول الشهر، ثم فحص المطابقة أسبوعيًا في الشهر الأول.
• إن كان الحساب الإجمالي في مستوى غير الثاني، تنبّهك شاشة الإعداد. راجع الدليل قبل التفعيل.
• الشركة الطبية: نوعا «أطباء» و«شركات تأمين» يُقترحان ويظهران لها فقط. وإن تغيّر نوع النشاط لاحقًا إلى غير طبي، تبقى حساباتهما ظاهرة في التقرير والإعداد، ولا تُعرض في نافذة البحث.
• «شركة جديدة» في البرنامج: تُسجَّل فيها الحسابات الإجمالية للعملاء والموردين تلقائيًا، وتأخذ مجموعة الإدارة صلاحيات الشاشات الأربع. الميزة تبقى مطفأة. للتفعيل: افتح «إعداد الأستاذ المساعد»، وراجع، وفعّل، واحفظ.
• الشركة الطبية الجديدة: بعد تجهيز المستشفى اضغط «اقتراح الحسابات» لتُضاف حسابات الأطباء وشركات التأمين.
• يُنصح للعميل الجديد بدليل الحسابات المحاسبي، وبنمط «حر» للشركة، و«تحليلي فقط» لمجموعة موظفي البيع.

الطباعة والتقارير

دفتر الأستاذ المساعد

• الفلاتر: «من تاريخ» و«إلى تاريخ»، و«الحساب الإجمالي :»، و«نوع الحسابات :»، و«مركز التكلفة :». الحقل الفارغ يعني الكل. قائمة النوع تعرض أنواع الحسابات الإجمالية المسجلة في الشركة فقط، واختيار نوع يقصر قائمة الحسابات الإجمالية عليه.
• اضغط «عرض» لتحميل التقرير.
• التبويبات:
  1. «الحسابات التحليلية»: لكل حساب «افتتاحي» و«حركة» و«ختامي» (مدين ودائن)، مجمّعة تحت كل حساب إجمالي.
  2. «المطابقة»: «رصيد الإجمالي» مقابل «مجموع التحليلية» و«الفرق»، وقائمة «ما يستحق المراجعة».
  3. «أعمار الديون»: «لم يستحق»، «حتى 30 يومًا»، ثم الفترات الأطول، «أكثر من 180»، و«دفعات مقدمة».
     • «أساس العمر :» تاريخ المستند أو تاريخ الاستحقاق.
     • الدفعات والمرتجعات تُطبَّق على أقدم الديون أولًا.
     • يظهر «الحد الائتماني» و«تجاوز الحد».
• الأزرار: «كشف حساب»، «طباعة» (للتبويب الحالي)، «تصدير Excel».

الفحص الشهري (يوصى به للمحاسب)

افتح «المطابقة» آخر كل شهر. يجب أن يكون الفرق صفرًا. القائمة تعرض ما يلي، ولا يُصحَّح شيء تلقائيًا:

• قيود مباشرة على الحساب الإجمالي: تُنقل إلى الحساب التحليلي الصحيح بقيد تسوية.
• قيود على مجموعة فرعية تحت الحساب الإجمالي: من بيانات قديمة.
• حسابات تحليلية مكررة بالاسم أو بالهاتف: تُراجع يدويًا قبل أي دمج.
• قيود على حساب غير موجود في الدليل.
• دفتر مستندات يشير إلى حساب غير مسجل حسابًا إجماليًا: أضف ذلك الحساب حسابًا إجماليًا إضافيًا من الإعداد. «اقتراح الحسابات» يقترح آباء دفاتر الإيصالات أيضًا. وحتى تسجيله تعمل الخانة عليه مؤقتًا مع تنبيه.

أسئلة شائعة

• في الفاتورة والإيصال تفتح نافذة البحث فتجد «الحساب الإجمالي» للعملاء مختارًا، وتحته عملاؤك فقط. تبحث بالاسم أو الرقم وتختار كما كنت.
• في القيد تجد «كل الحسابات» مختارة، فتبحث في كل الدليل كما كنت، ويمكنك قصر البحث على حساب إجمالي.
• القيد يُرحَّل على حساب العميل نفسه كما كان.

• الميزة غير مفعّلة، أو لم تُسجَّل حسابات إجمالية: افتح «إعداد الأستاذ المساعد» واضغط «اقتراح الحسابات».
• نمط مجموعتك يمنع نوع الحساب: راجع صلاحية بطاقة العميل أو المورد.

• في المستندات تختار دائمًا الحساب التحليلي، والحساب الإجمالي يساعدك على الوصول إليه.
• الحساب الإجمالي لا يُرحَّل عليه، لأنه حساب أب.

1. من «الحسابات التحليلية» ← «حساب جديد».
2. من نافذة البحث في الفاتورة أو الإيصال، بزر الإضافة، تحت الحساب الإجمالي المختار.
3. من «البطاقة الموحدة» بزر +.

إضافة حساب تحت الحساب الإجمالي من شاشة الدليل ممنوعة عمدًا.

ما لا تشمله الشاشة

• ربط الإيصال بفواتير محددة بمبلغ لكل فاتورة. أعمار الديون تُحسب من القيود بطريقة «الأقدم أولًا»، وهي تطابق الرصيد دائمًا.
• تحويل القيود القديمة أو دمج الحسابات المكررة تلقائيًا.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع