الفكرة في سطرين
هنا تقول للبرنامج أي حساب في دليل الحسابات هو «حساب العملاء» وأي حساب هو «حساب النقدية» و«حساب المبيعات» وهكذا. كل بطاقة وفاتورة وقيد آلي يعتمد على هذه الاختيارات. تُضبط مرة عند بدء الشركة، وتتغير نادرًا، ويتولاها المحاسب الرئيسي.
دليل الحسابات تصنيف الحسابات بطاقة العميل والمورد
أين أجد الشاشة ولمن؟
| الشاشة | مكانها | من يستعملها |
|---|---|---|
| إعدادات دليـل الحسابات | «الإعـدادات» ← «إعدادات دليل الحسابات» | المحاسب الرئيسي والمدير |
تبويبات الشاشة:
- «الحسابات العامة»: الحسابات التي يستعملها كل نشاط.
- «حسابات الجرد المستمر».
- «حسابات التصنيع».
- «حسابات المستشفيات»: تظهر لشركات المستشفيات فقط.
- «تصنيف الحسابات»: يظهر حين تكون قاعدة الشركة محدّثة، وله موضوعه الخاص: تصنيف الحسابات.
الخطوات
اختيار حساب رئيسي
- افتح الشاشة من «الإعـدادات».
- في تبويب «الحسابات العامة» ابحث عن المجموعة المطلوبة، مثل «حـساب العملاء».
- انقر الخانة (أو اضغط السهم لأسفل أو Enter وهي فارغة) فتفتح شجرة الدليل. اختر الحساب. يمكنك اختيار حساب رئيسي له فروع، وهذا هو المقصود غالبًا: الحساب الأب الذي تُنشأ تحته البطاقات.
- كرّر لكل حساب تحتاجه.
- اضغط «تخزين» (F10).
لمسح اختيار: اضغط Back أو Delete وأنت في الخانة.
تنبيه: الحفظ يستبدل كل الاختيارات السابقة بما في الشاشة الآن. فلا تحفظ قبل أن تتأكد أن الخانات التي تحتاجها معبأة، فخانة فارغة تعني أن الحساب لم يعد محددًا.
ماذا تعني الخانات؟
تبويب «الحسابات العامة»:
| المجموعة | معناها بكلمات المحاسب |
|---|---|
| «حـساب العملاء» | الحساب الأب لكل العملاء |
| «حـساب الموردين» | الحساب الأب لكل الموردين |
| «حـساب الموظفين» | الحساب الأب لحسابات الموظفين |
| «حـساب المصروفات» | الحساب الأب للمصروفات |
| «حـساب النقدية» | الحساب الأب للخزائن |
| «حـساب المصـارف» | الحساب الأب للبنوك |
| «حـساب المبيعات» و«حـساب مردودات المبيعات» | حسابا المبيعات ومردوداتها |
| «حـساب المشتريات» و«حـساب مردودات المشتريات» | حسابا المشتريات ومردوداتها |
| «حساب الخصم المسموح به» و«حساب الخصم المكتسب» | خصم تمنحه للعميل، وخصم تحصل عليه من المورد |
| «حـساب مخزون أول المدة» و«حـساب مخزون أخر المدة» | حسابا مخزون أول المدة وآخرها |
| «حـساب الأرباح والخسائر المجمعة» | حساب نتيجة النشاط |
| «حساب عجز وفائض النقدية» | فرق جرد الصندوق |
| «حساب خزيـنة الإيراد» | خزينة الإيرادات |
| «حساب مناديب المبيعات» و«حساب نسب مناديب المبيعات» | المناديب ونسبهم |
| «حساب رواتب وأجور» | الرواتب والأجور |
| «حساب أرباح فروقات عملة» و«حساب خسائر فروقات عملة» | فروق سعر الصرف |
| «حساب البطاقة المصرفية» و«حساب عمولات البطاقة المصرفية» و«حساب بطاقة الإيراد» | حسابات الدفع بالبطاقة |
| «حـساب مدينون آخرون» و«حساب دائنون مختلفون» | المدينون والدائنون الآخرون |
تبويب «حسابات الجرد المستمر»: «حـساب المخزون» و«حـساب تكلفة البضاعة المباعة» و«حساب عجز وفائض المخزون» و«حساب إيراد خصم مكتسب». تُستعمل عند تتبع المخزون بالجرد المستمر.
تبويب «حسابات التصنيع»: حسابات مراقبة التكلفة، وهي «حساب مراقبة تكلفة المواد الأولية» و«حساب مراقبة تكلفة العمل» و«حساب مراقبة تكلفة الإنتاج تحت التشغيل» و«حساب مراقبة تكلفة الإنتاج التام»، ومعها حسابات الصنع الإضافية: المقدرة والمحملة والفعلية. وفي مجموعة «حساب مراقبة تكلفة الصنع الإضافية المقدرة» خانات «عدد وحدات أساس التحميل المقدرة :» و«تــكلـــفـــــة الصنع الإضافية المقدرة :» و«أسـاس التحميــــل :»، واختياراتها: «عدد الوحدات المنتجة» و«تكلفة المواد الأولية المباشرة» و«تكلفة العمل المباشر» و«عدد ساعات العمل المباشرة» و«عدد ساعات تشغيل الآلات». هذه الخانات تُحفظ مع الزر نفسه.
تبويب «حسابات المستشفيات»: «حـساب شركات التأمين» و«حـساب الأطباء» و«حـساب العيادات» و«حـساب العيادات الخارجية» و«حـساب نسب الأطباء». لا يظهر إلا لنشاط المستشفيات المرخّص. وإخفاؤه لا يمسّ القيم المحفوظة فيه.
ماذا لو لم يُحدَّد حساب؟
حين تفتح بطاقة وحسابها الرئيسي غير محدد:
- في بطاقة العميل أو المورد تظهر «لم يُحدَّد حساب العملاء الرئيسي. حدّده من «إعدادات دليل الحسابات» ثم أعد المحاولة.» (أو «حساب الموردين»).
- وفي بقية البطاقات (الموظف والمصروف والخزينة والمصرف والمندوب...) لا تفتح الشاشة أصلًا.
الحل: افتح هذه الشاشة، اختر الحساب، اضغط «تخزين»، ثم أعد فتح البطاقة.
هل يغيّر التعديل ما سبق؟
- الحفظ يغيّر الاختيار فقط. لا ينقل البطاقات الموجودة من تحت حساب إلى حساب آخر، ولا يعيد كتابة القيود المحفوظة.
- البطاقات التي تُنشأ بعد الحفظ تُنشأ تحت الحساب الجديد.
- بعد الحفظ يقرأ برنامجك الاختيار الجديد فورًا. اطلب من بقية المستخدمين إعادة الدخول ليقرؤوه.
نصيحة: لا تغيّر «حـساب العملاء» أو «حـساب النقدية» بعد أن بدأت العمل إلا لضرورة، وراجع المحاسب أولًا.
تبويب «تصنيف الحسابات»
يعرض كل حساب بأعمدة «الرقم» و«الحساب» و«التصنيف» و«المصدر» و«الاقتراح الآلي». يحدد التصنيف الحسابات التي يُلزم فيها اختيار المشروع في القيود والإيصالات.
- «توزيع آلي» (F5): يحفظ الاقتراح على كل حساب ليس مصنفًا يدويًا. يسألك أولًا: «سيُحفظ التصنيف المقترح على كل حساب ليس له تصنيف يدوي. الحسابات المصنفة يدويًا لا تُمس. هل تريد المتابعة؟»
- «حفظ التصنيف» (F10): يحفظ ما غيّرته بيدك في عمود «التصنيف». اختيار «تلقائي من الدليل» يعيد الحساب إلى الاقتراح.
- هذان الزران يظهران في هذا التبويب وحده، وتختفي فيه أزرار «تخزين» و«حذف» و«جديد» العادية.
التفصيل في تصنيف الحسابات.
الإعدادات والخيارات
| الأمر | ماذا يحدث | من يحتاجه |
|---|---|---|
| «تخزين» (F10) | يحفظ كل الاختيارات ويستبدل القديمة | المحاسب الرئيسي |
| «جديد» (F1) | يفرّغ الخانات على الشاشة دون حفظ | عند البدء من جديد |
| «حذف» (F11) | يمسح كل الاختيارات المحفوظة بعد تأكيد «هـل تريد تأكيد حذف الـبيانات ؟» | حالات نادرة جدًا |
| تبويب «حسابات المستشفيات» | يظهر لنشاط المستشفيات المرخّص | المستشفيات |
تنبيه: زرّا «جديد» و«حذف» معطلان لكل مستخدم عدا مدير النظام الرئيسي. و«حذف» يمسح كل الاختيارات، فتتوقف بعد ذلك بطاقات كثيرة عن العمل حتى تعيد الاختيار وتحفظ.
عند إنشاء دفتر مالي جديد تُملأ حسابات الدفتر المقترحة من هذه الاختيارات. راجع الدفاتر المالية.
كل حفظ أو حذف يُسجَّل في حركة المستخدمين بعنوان «تعديل إعدادت الحسابات» أو «حذف إعدادت الحسابات».
الطباعة والتقارير
لا طباعة في هذه الشاشة. أثر اختياراتك يظهر في البطاقات والفواتير والقيود الآلية وكشوف الحسابات.
أسئلة شائعة
س: أي حساب أختار في «حـساب العملاء»؟
س: فتحت بطاقة المصرف فلم تفتح. لماذا؟
س: ظهرت «لم يُحدَّد حساب العملاء الرئيسي». ماذا أفعل؟
س: غيّرت «حـساب العملاء». هل ينتقل العملاء القدامى إلى الحساب الجديد؟
س: لا أجد تبويب «حسابات المستشفيات». لماذا؟
س: لا يعمل زر «جديد» أو «حذف» عندي. لماذا؟
س: لا أجد تبويب «تصنيف الحسابات».
س: هل يعرف البرنامج الحسابات من أسمائها؟
ما لا تشمله الشاشة
- لا تُنشئ حسابات ولا تعدّلها؛ هذا من دليل الحسابات.
- لا تنقل البطاقات القديمة بين الحسابات الرئيسية.
- لا تضبط حسابات كل دفتر؛ هذا من الدفاتر المالية.
- لا تغيّر شكل شجرة الدليل ولا أرقام الحسابات.