بنود المشاريع والانحرافات

الفكرة في سطرين

يُقسَّم المشروع إلى بنود (مهام)، ولكل بند تكلفة مخططة. كل مصروف أو قيد أو إيصال يحمل المشروع يمكن أن يحمل بنده أيضًا، فتعرف كم صُرف على كل بند مقابل ما خُطط له. شاشة «انحرافات المشاريع» تعرض المخطط مقابل الفعلي لكل بند بنسبة الاستهلاك والحالة، والبرنامج ينبّه مرة واحدة عند بلوغ ربع المخطط ونصفه وثلاثة أرباعه وتجاوزه.

البنود اختيارية. المشروع بلا بنود يعمل كما كان تمامًا، والشركة التي لم تفعّل المشاريع لا ترى أي شيء جديد.

أين أجد الشاشة ولمن؟

• في الواجهة الحديثة: «انحرافات المشاريع» داخل تطبيق «المشاريع»، ولوحة المشاريع تعرض تنبيه «بنود تجاوزت المخطط».
• الصلاحيات في «صلاحيات المستخدمين»:
  • «انحرافات المشاريع»: تُمنح تلقائيًا بعد التحديث لكل مجموعة تملك «حركة المشاريع وكشف المشروع».
  • «تجاوز موازنة بنود المشروع»: تُمنح تلقائيًا لكل مجموعة تملك «تجاوز الحد الأعلى للرصيد». تلزم فقط في وضع «منع التجاوز إلا بصلاحية».

الخطوات

إدخال بنود المشروع

1. افتح «المشاريع» واختر المشروع من «سجل المشاريع» (أو احفظ مشروعًا جديدًا أولًا).
2. انتقل إلى تبويب «بنود المشروع».
3. اكتب في الصف الأخير الفارغ: «البند» و«المخطط» (التكلفة المخططة)، و«ملاحظات» إن أردت. «الكود» يُولَّد تلقائيًا إن تُرك فارغًا.
4. يُحفظ البند عند مغادرة صفه (Enter أو الانتقال لصف آخر)، كما في شبكة القيود.
5. أسفل الشبكة: عدد البنود ومجموع المخطط.

قواعد البنود:

• اسم البند لا يتكرر داخل المشروع نفسه، والمخطط لا يكون بالسالب.
• «التكلفة التقديرية :» للمشروع تصبح مجموع البنود تلقائيًا ما دام للمشروع بند واحد على الأقل، وتُقفل للقراءة (تُعدَّل من البنود).
• حذف بند: Delete أو القائمة بالزر الأيمن ← «حذف البند (Delete)». البند الذي عليه مستندات لا يُحذف؛ فعّل «مخفي» بدلًا منه، فلا يظهر عند الاختيار في المستندات ويبقى في التقارير.
• رفع مخطط البند يعيد تشغيل تنبيهاته من جديد.
• القائمة بالزر الأيمن فيها أيضًا «إعادة تنبيهات البنود» لتعيد تنبيهات كل بنود المشروع (لمن يملك التعديل).

في بطاقة المشروع أيضًا:

• «تنبيه تجاوز البنود :» لهذا المشروع: «حسب إعداد الشركة» (الافتراضي)، أو «بلا تنبيه»، أو «تنبيه مرة لكل حد»، أو «منع التجاوز إلا بصلاحية».
• «مجموع البنود :» للقراءة.

اختيار البند في المستندات

1. عند اختيار المشروع في أي مستند تُفتح نافذة صغيرة في وسط الشاشة فيها المشاريع: الكود، والمشروع، والعميل، والحالة (والفرع مع الفروع).
2. إن كان للمشروع بنود تظهر بنوده في النافذة نفسها:
   • أول صف «بلا بند» يختار المشروع وحده.
   • Enter أو النقر مرتين يختار البند، وEsc يعود إلى قائمة المشاريع.
3. خانة المشروع في المستند تعرض «اسم المشروع ◂ اسم البند».

• يشمل ذلك الفواتير بأنواعها، وإيصالات القبض والدفع، وإيصال الحجز، وإيصالات العملة، وأمر العمل، والقيد اليدوي.
• البند يُكتب مع المشروع على المستند وعلى كل سطر قيد يولّده. تغيير المشروع أو مسحه يمسح البند.
• اختيار أمر عمل له مشروع وبند يملأ الاثنين.
• في شاشة «القيود المالية» عمود مستقل «بند المشروع» بجوار عمود «المشروع» (يظهر مع المشاريع).

تخصيص المستندات القديمة لبند

في «تخصيص المشاريع» اختر «المشروع :» الهدف ثم بنده من النافذة نفسها، وحدد المستندات ثم اضغط «تخصيص». يُكتب البند على المستند وسطوره وقيوده دون أي تغيير في المبالغ. «إزالة» تمسح المشروع والبند معًا.

قراءة «انحرافات المشاريع»

1. اختر «المشروع :» من السطر العلوي، وحدد «من تاريخ» و«إلى تاريخ» (الفارغ = منذ بداية المشروع). «الفرع» داخل «الفلاتر».
2. اضغط «بحث».
3. الأعمدة: «الكود» و«البند» و«المخطط» و«الفعلي» و«المتبقي» و«الاستهلاك %» و«الانحراف» و«الحالة» (طبيعي، ربع، نصف، ثلاثة أرباع، تجاوز).
4. الألوان: نصف المخطط تحذير خفيف، ثلاثة أرباعه أوضح، والتجاوز خطر.
5. صف «بلا بند» يظهر إن وُجد صرف على المشروع بلا بند.
6. مشروع بلا بنود يظهر صفًا واحدًا «المشروع كله (بلا بنود)»: مخططه «التكلفة التقديرية» وفعليه كل صرف المشروع.
7. «كشف البند» يفتح «حركة المشاريع» على البند والفترة.
8. «طباعة» تطبع الانحرافات A4 أفقيًا بعنوان المشروع والفترة.

للتقارير الأسبوعية والشهرية اختر الفترة لأسبوع أو شهر ثم «بحث» و«طباعة». المخطط ثابت للبند، والفعلي للفترة المختارة فقط.

الإعدادات والخيارات

تنبيه تجاوز البند

متى يُفحص؟ عند حفظ سطر قيد يدوي، أو حفظ إيصال، أو اعتماد فاتورة مبيعات أو خدمات أو صرف مواد، إن كان المستند يحمل بندًا.

ماذا يُحسب على البند؟

• في القيود والإيصالات: المبلغ المدين على حساب تكلفة (والدائن عليه ينقصه). حساب التكلفة هو:
  • أي حساب تحت «المصروفات».
  • وأي حساب صنّفه «تصنيف الحساب» مصروفات أو تكلفة إيراد أو إهلاكًا، ولو كان خارج «المصروفات». هي القاعدة نفسها التي تُلزم باختيار المشروع.
• في الفاتورة عند الاعتماد: تكلفة الأصناف التقريبية (تكلفة الصنف × الكمية).
• التنبيه يحسب أيضًا سطور القيد غير المرحّلة على البند، فقيد بأسطر كثيرة يُنبَّه عليه قبل ترحيله.
• إعادة حفظ المستند نفسه لا تحسب مبلغه مرتين.

الأوضاع (للشركة من «تنبيه تجاوز البنود :» في «إعدادات النـظام»، ويُغيَّر لكل مشروع من بطاقته):

• أي فشل في الفحص (اتصال أو بيانات ناقصة) لا يمنع الحفظ أبدًا.

بعد التحديث

• لا يتغير شيء: لا بنود، ولا تنبيه، والتكلفة التقديرية كما هي.
• ابدأ بمشروع واحد: أدخل بنوده، ثم اطلب من المحاسبين اختيار البند مع المشروع.
• مستندات ما قبل البنود تظهر في الانحرافات تحت «بلا بند»، ويمكن إسنادها لبنودها من «تخصيص المشاريع».
• الوضع الافتراضي للتنبيه «تنبيه مرة لكل حد». من يريد الصمت يختار «بلا تنبيه».
• الشركة الجديدة تبدأ بالإعدادات نفسها، ومجموعة المدير تملك «انحرافات المشاريع» و«تجاوز موازنة بنود المشروع».

الطباعة والتقارير

• «انحرافات المشاريع»: «طباعة» أفقية بعنوان المشروع والفترة.
• الفعلي بقواعد «كشف المشروع» نفسها: تكلفة أصناف فواتير المبيعات والخدمات ناقص المردودات، والمواد المصروفة ناقص المستلمة، ومصروفات حسابات التكلفة في القيود اليدوية والإيصالات (بلا عمولة المندوب وخصم الفواتير، فهما محسوبان في الفاتورة).
• المرحّل فقط افتراضيًا. إن كان على المشروع قيود غير مرحّلة يقول سطر الحالة «لديك n سطر قيد غير مرحّل على هذا المشروع…». خيار «شمول القيود غير المرحّلة» في «الفلاتر» يضمها إلى الفعلي.
• «حركة المشاريع»: فلتر «بند المشروع» داخل «الفلاتر» (يُختار بعد المشروع) وعمود «بند المشروع».
• «كشف المشروع» المطبوع: قسم «بنود المشروع مقابل الفعلي» عند وجود بنود.
• لوحة «المشاريع» في الواجهة الحديثة: تنبيه «بنود تجاوزت المخطط» لأعلى خمسة بنود استهلاكًا في المشاريع الجارية.

أسئلة شائعة

• القيد غير مرحّل: رحّله، أو فعّل «شمول القيود غير المرحّلة» في الفلاتر.
• الحساب ليس حساب تكلفة: صنّفه مصروفات أو تكلفة إيراد في «تصنيف الحسابات». حساب الخزينة في الجانب الآخر لا يُحسب، وهذا صحيح.

ما لا تشمله الشاشة

• كميات للبنود أو نسبة إنجاز يدوية.
• أكثر من بند داخل فاتورة واحدة (الفاتورة تحمل بندًا واحدًا على رأسها).
• فحص تجاوز البند في فواتير المصروفات الملحقة بالفاتورة.
• ربط سطر القيد بأصل ثابت.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع