الفكرة في سطرين
تعرّف غرف الفندق مرة واحدة في شاشة الغرف، ثم تحجز الغرفة للنزيل بفاتورة حجز تحدد فيها الغرفة وتاريخ الدخول والخروج. وعند خروجه تسجّل الخروج الفعلي من الفاتورة نفسها. تعرض شاشة «الحجـوزات اليوميــة» جدولًا شهريًا بكل الغرف وحالة كل يوم لتعرف المتاح والمحجوز بنظرة واحدة.
أين أجد الشاشة ولمن؟
| الشاشة | مكانها | من يستعملها |
|---|---|---|
| شاشة الغرف | «إدارة الغرف» ← «الغــرف» (مجموعة «إدارة الغرف») | مدير الفندق |
| فاتورة حجز | «إدارة الغرف» ← «فـاتورة حجـز» (المجموعة نفسها) | موظف الاستقبال والحجوزات |
| الحجـوزات اليوميــة | «إدارة الغرف» ← «حركة الغرف» (مجموعة «التقارير») | الاستقبال والمدير |
تنبيه: هذه الشاشات للنشاط الفندقي فقط ومع ترخيص «إدارة الغرف». شركات التجارة والخدمات والمصانع والمستشفيات لا ترى صفحة «إدارة الغرف».
الخطوات
أولًا: عرّف الغرف
- افتح «الغــرف». تفتح الشاشة على بطاقة جديدة في مجموعة «بيانات الغرفـة».
- اكتب «رقم الغرفـة :» و«اسم الغرفـة :» (الاسم مطلوب). إن تركت الرقم فارغًا يضع البرنامج رقمًا تلقائيًا.
- اختر «نوع الغرفة :» من القائمة: غرفة مفردة، زوجية، مزدوجة، ثلاثية، رباعية، عائلية، جناح خاص، ديلوكس، استوديو، لذوي الاحتياجات الخاصة، أو مطلة على البحر/المدينة.
- اكتب «الـطـابـق :» و«سعة الغرفة :» (لا تقبل صفرًا: «الرجـاء التأكد من إدخال سـعـة الغرفــة»).
- اكتب «السعر الأول :» (سعر ليلة الغرفة) و«السعر الثاني :» عند الحاجة.
- اختر «المجموعة :» و«التصنيف :» لتبويب الغرف، واكتب «الـوصــــــــف :» و«بيانات إضافية :» إن أردت.
- اضغط «تخزين» (F10). تظهر الغرفة في الجدول، وحالتها اليوم في عمود «حالة الغرفة» (فارغة، أو الحجز الذي عليها).
نصيحة: أضف مجلد الغرفة ومرفقاتها (صور، عقود) من زر «مجلد ومرفقات الغرفـة»، ومن «الأرشيف الإلكتروني».
التعديل والحذف: انقر مرتين على الغرفة في الجدول، عدّل، ثم «تخزين» وأكّد: «هـل تريد تأكيد تعديل الـبيانات ؟». «حذف» (F11) يسألك للتأكيد. الغرفة التي عليها حجوزات لا تُحذف: «لا يمـكن حـذف هذه الغرفة لأن لديـها حـركـة». للإبقاء عليها دون ظهور شغّل «إخـفـاء».
ثانيًا: جهّز دفتر الحجز (مرة واحدة)
حجز الغرف يتم بفاتورة مبيعات من دفتر مخصص. يفعّل المدير في شاشة «الدفـاتـر»، ضمن مجموعة «إعدادات الفواتير»، المفتاح «فـاتورة حجوزات غرف» لدفتر الحجز. بدونه لا تظهر بيانات الغرفة في الفاتورة.
ثالثًا: احجز غرفة
- افتح «فـاتورة حجـز». اختر دفتر الحجز إن ظهرت نافذة اختيار الدفاتر.
- اختر حساب النزيل في «اسم الحساب :»، أو أنشئ حسابًا جديدًا من الزر بجانبه.
- في مجموعة بيانات الغرفة اضغط على «اسم الغرفـة :» (أو Enter) واختر الغرفة من نافذة الغرف.
- اختر «حالــة الغرفة :»: «حجز مبدئي (Reservations)» أو «حجز مـؤكـد (Reserved)». وتتوفر حالات أخرى للغرفة: «قيد التنظيف (Cleaning)» و«تحت الصيانة (Maintenance)» و«خارج الخدمة (Out of Service)»، وتظهر في الجدول الشهري بلونها.
- اكتب «تاريخ الدخول :» و«تاريخ الخروج :». لإدخال عدد الأيام انقر مرتين على خانة الأيام واكتب العدد في «الـرجـاء إدخـال عدد أيام الحجز...»، فيحسب البرنامج تاريخ الخروج.
- أكمل الفاتورة كأي فاتورة مبيعات: الخدمات الإضافية، الخصم، الدفعات. راجع فاتورة المبيعات.
- اضغط «إعـتماد الفاتورة».
عدد أيام الإقامة يصير كمية سطر الغرفة في الفاتورة، وسعر الليلة من «السعر الأول :» في بطاقة الغرفة.
رسائل قد تظهر:
| الرسالة | معناها وما تفعله |
|---|---|
| يجب إختيـار الغرفة أولاً | لم تختر غرفة. اختر الغرفة ثم اعتمد |
| يجب إدخال تاريخ الدخول والخروج أولاً | ينقص أحد التاريخين. اكتبهما |
| تاريخ الخروج أصغر من أو يساوي تاريخ الدخول, الرجاء التأكد | صحّح التاريخين |
| !الغرفة غير متاحة في هذه الفترة, الرجاء التأكد | غرفة محجوزة لنزيل آخر في هذه الأيام. اختر غرفة أخرى أو فترة أخرى |
| عذرأ... لايـوجد حجز ساري لهذه الغرفة! | مستخدم لا يملك صلاحية تسجيل الدخول اختار غرفة لا حجز عليها اليوم |
| عذرأ... ليـس لديك الصلاحيـات الازمـة! | صلاحيتك لا تسمح. اطلب من المدير |
حجز جديد في الفاتورة نفسها: زر «جديــد» (تلميحه «إنشاء حجز جديد لهذه الغرفة») يفرّغ بيانات الغرفة والتواريخ لتحجز غرفة أخرى.
رابعًا: سجّل خروج النزيل
- افتح فاتورة الحجز (من «البحث عـن الفواتـيـر» أو من جدول الحجوزات اليومية).
- اضغط «CheckOut - تسجيــــل الــخــــــــروج».
- تظهر «هل تريد تسجيل الخروج الفعلي لهذه الغرفة ؟» ثم نافذة «الرجاء إدخال تاريخ الخروج». اختر التاريخ الفعلي.
- يُكتب في «خــروج فعـلـي :» ويعاد اعتماد الفاتورة. تظهر: «تم تسجيل الخروج بنجاح.»
- لإلغاء تسجيل الخروج اضغط الزر نفسه مرة أخرى؛ يسألك عن «إلغاء تسجيل الخروج الفعلي».
يرفض البرنامج في هذه الحالات:
- «لا يمكن تسجيل الخروج الفعلي إلا لـ [ حجز مـؤكـد (Reserved) ] فقـط, الرجاء التأكد»: الحجز المبدئي لا يسجل له خروج.
- «تاريخ الخروج الفعلي أكبر من تاريخ الخروج المجدول, الرجاء التأكد».
- «تاريخ الخروج الفعلي أصغر من تاريخ الدخول المجدول, الرجاء التأكد».
الاستقبال الذي ليست له صلاحية تسجيل الخروج يجد الزر معطلًا.
خامسًا: تابع الحجوزات في الجدول الشهري
- افتح «حركة الغرف». تفتح على الشهر الحالي: صف لكل غرفة، وعمود لكل يوم.
- بدّل الشهر بزري «الشهر السابق» و«الشهر التالي».
- صفّ الغرف بالفلاتر: «من تاريخ :» و«إلى تاريخ :» و«الحالة :» و«نوع الغرفة :» و«الطابق :» و«الفئة :». زر «الفلاتر» يعرض الفلاتر كلها. راجع فلاتر التقارير.
- اضغط «بحث» (F11). «مسح الفلاتر» (F1) يعيد الفلاتر.
- اقرأ الخلايا بألوانها: «دخـول: اسم النزيل» (يوم الوصول) و«خـروج: اسم النزيل» (يوم المغادرة) و«محـجـوزة: اسم النزيل» و«حجز مبدئي: اسم النزيل» و«قيد التنظيف» و«تحت الصيانة» و«خارج الخدمة»، ولكل منها لون يميزه.
- انقر مرتين على خلية يوم محجوز فتفتح فاتورة الحجز، وتحتاج صلاحية فتح هذا النوع من الفواتير.
نصيحة: الجدول يعرض الحجوزات المعتمدة فقط. فاتورة الحجز المعلقة لا تحجز الغرفة في الجدول حتى تُعتمد.
الإعدادات والخيارات
| الخيار | أين | ماذا يتغير | من يحتاجه |
|---|---|---|---|
| ترخيص «إدارة الغرف» | ترخيص الشركة | بدونه لا تظهر الغرف ولا بيانات الغرفة في الفاتورة | المدير |
| نشاط الشركة «فندقي» | نوع النشاط | تظهر صفحة «إدارة الغرف» | فني سيلا |
| «فـاتورة حجوزات غرف» | «الدفـاتـر» ← «إعدادات الفواتير» | تظهر بيانات الغرفة والتواريخ في فواتير الدفتر | المدير |
| صلاحية تسجيل الدخول والحجز | «الصلاحيات والأمان» | بدونها تصير تواريخ الحجز وحالة الغرفة للقراءة فقط | المدير |
| صلاحية تسجيل الخروج | «الصلاحيات والأمان» | بدونها يتعطل زر CheckOut | المدير |
| إخفاء الغرفة | مفتاح «إخـفـاء» في بطاقة الغرفة | تخفي الغرفة من الاختيار | مدير الفندق |
الطباعة والتقارير
- قائمة الغرف: في شاشة الغرف اضغط «طباعة» (F12) لطباعة «تقرير بـ الـغــرف».
- فاتورة الحجز: اضغط «طباعة الفاتورة (F12)» بعد الاعتماد. راجع فاتورة المبيعات.
- الجدول الشهري: اضغط «طباعة» (F12) في «الحجـوزات اليوميــة» لطباعة «تقرير حركة الغـرف» بعنوان يذكر الفلاتر المستعملة.
أسئلة شائعة
س: لا تظهر بيانات الغرفة في فاتورتي.
ج: الدفتر الذي تعمل عليه غير مضبوط للحجوزات. اطلب من المدير تفعيل «فـاتورة حجوزات غرف» لدفترك، وتأكد أن الترخيص يشمل «إدارة الغرف».
س: قال البرنامج «الغرفة غير متاحة في هذه الفترة». لماذا؟
ج: تتداخل هذه الفترة مع حجز معتمد آخر لنفس الغرفة. افتح «حركة الغرف» لترى الأيام المحجوزة.
س: لا أرى حجزًا سجلته في الجدول الشهري.
ج: على الأرجح فاتورته معلقة. اعتمدها فيظهر. وتأكد من الشهر ومن الفلاتر.
س: خرج النزيل قبل موعده. كيف أسجل ذلك؟
ج: من فاتورة الحجز اضغط CheckOut واختر تاريخ الخروج الفعلي. لا يجوز أن يتجاوز الخروج المجدول ولا أن يسبق الدخول.
س: غيّر النزيل غرفته.
ج: بعد أن يُدرج سطر الغرفة في الفاتورة لا تتغير الغرفة من خانة «اسم الغرفـة :». سجّل خروج الغرفة الأولى في تاريخها الفعلي، ثم أنشئ حجزًا جديدًا للغرفة الثانية بزر «جديــد» أو بفاتورة أخرى.
س: أستطيع حذف غرفة أغلقناها؟
ج: إن كانت عليها حجوزات فلا. أخفِها بمفتاح «إخـفـاء» فلا تظهر عند الاختيار وتبقى حجوزاتها القديمة.
س: هل ينشئ البرنامج قيدًا للإقامة؟
ج: نعم، عند اعتماد فاتورة الحجز كأي فاتورة مبيعات، بحسابات الدفتر.
ما لا تشمله الشاشة
- كل فاتورة حجز لغرفة واحدة؛ لحجز غرفة ثانية استعمل زر «جديــد» أو فاتورة أخرى، ولا توجد نافذة لحجز مجموعة غرف دفعة واحدة.
- لا تضع أسعارًا موسمية أو عروضًا للغرف؛ السعر هو «السعر الأول» و«السعر الثاني» في بطاقة الغرفة.
- لا تدير التنظيف والصيانة كمهام؛ هما حالتان للغرفة فقط.
- لا تتتبع خدمة الغرف أو مطعم الفندق.