الورديات: فتح وإقفال وتحليل

الفكرة في سطرين

الوردية هي «فترة عمل» الكاشير: يفتحها برصيد افتتاحي في خزينته، وتُسجَّل عليها فواتيره وإيصالاته، ثم يقفلها بعد أن يعدّ ما في درجه ويطابقه مع ما يقوله البرنامج. عند الإقفال ينشئ البرنامج قيد التسوية وحده، ويسجّل أي عجز أو زيادة، ويبقى أرشيف كل وردية وتحليلها متاحين للمراجعة.

أين أجد الشاشة ولمن؟

وفي الواجهة الجديدة لسيلا ابدأ من تطبيق «الورديات».

متى تظهر هذه الأزرار؟ ثلاثة شروط معًا:

• أن يشمل ترخيص شركتك الورديات.
• أن يكون المستخدم «موظف وردية»: يضبطه المدير من «الصلاحيات والأمان» ← «صلاحيات المستخدمين».
• أن تكون له «الخزينة :» في بطاقته، وصلاحية على الزر نفسه.

إن لم يتحقق شرط أُخفيت مجموعة «الورديات» من «الإعـدادات». وإن حاولت فتح وردية ولك نقص ظهرت رسالة بعنوان «الورديات»:

• «عذراً... هذا المستخدم ليس موظف وردية، ولا يمكنه فتح أو الدخول في وردية.»
• «عذراً... يجب ربط المستخدم بخزينة في بطاقة المستخدمين قبل فتح أو الدخول في وردية.»
• «عذراً... ليس لديك صلاحية فتح وردية.»، أو الدخول في وردية، أو إقفال وردية، أو «إلغاء قفل وردية».

المستخدم الذي ليس «موظف وردية» يعمل كالمعتاد ولا تقيّده الورديات.

الخطوات

فتح وردية جديدة

1. اضغط «فتح وردية». ويفتح البرنامج هذه النافذة وحده أيضًا عند دخولك، أو عند أول حركة مالية (فاتورة أو إيصال أو قيد) إن لم تكن لك وردية مفتوحة.
2. في مجموعة «بيانات فتح الوردية» ترى «رقم الوردية :» و«المستخدم :» و«حساب الخزينة :» و«حساب المصرف :». هذه للقراءة، يملؤها البرنامج.
3. اكتب في «افتتاح الخزينة :» المبلغ الذي في درجك الآن. تحتها سطر «القيمة المقترحة حسب رصيد الحساب الحالي» يريك رصيد الخزينة في الدفاتر. اكتب الرقم الفعلي الذي عددته، حتى لو كان صفرًا. وإلا تظهر: «يجب إدخال الرصيد الافتتاحي للخزينة عند فتح وردية جديدة، حتى لو كانت القيمة صفر.»
4. اكتب «افتتاح المصرف :» إن كان لك مصرف أو بطاقة مرتبطة. وإن لم يكن تظهر العبارة «لا يوجد مصرف مرتبط بهذا المستخدم، وسيحفظ الافتتاح بقيمة 0.000».
5. اكتب «ملاحظات :» إن أردت، ثم اضغط «فتح وردية جديدة». تظهر: «تم فتح الوردية بنجاح».

تنبيه: لا تفتح وردية ثانية وأنت لك وردية مفتوحة. تظهر: «توجد وردية مفتوحة لهذا المستخدم». أقفل الأولى أو اخرج منها أولًا.

الدخول في وردية فتحها زميلك

مفيد حين يتناوب أكثر من شخص على الصندوق نفسه خلال الوردية الواحدة.

1. اضغط «الدخول في وردية». تظهر مجموعة «الدخول في وردية مفتوحة» وفيها الورديات المفتوحة بأعمدة: «رقم الوردية» و«صاحب الوردية» و«الخزينة الرئيسية» و«المصرف الرئيسي» و«تاريخ الفتح» و«وقت الفتح» و«عدد المشاركين» و«المشاركون».
2. اختر الوردية، ثم اضغط «دخول الوردية» (أو انقر عليها مرتين). «تحديث» يعيد قراءة القائمة. إن لم توجد وردية مفتوحة ترى: «لا توجد وردية مفتوحة».
3. تظهر: «تم الدخول في الوردية بنجاح».

• دخولك لا يغيّر صاحب الوردية الأصلي، ويصير اسمك في «المشاركون».
• فواتيرك وإيصالاتك تُسجَّل على هذه الوردية، وخزينتك أنت تدخل في مطابقتها عند الإقفال.
• إن أُقفلت الوردية قبل أن تدخل: «هذه الوردية أُقفلت ولم تعد متاحة للدخول.»
• إن كانت لك وردية أخرى مفتوحة: «توجد وردية مفتوحة مرتبطة بهذا المستخدم، يجب إقفالها أو الخروج منها أولاً.»

العمل أثناء الوردية

• موظف الوردية لا يحفظ فاتورة أو إيصالًا أو قيدًا بلا وردية مفتوحة. إن لم تكن لك وردية يعرض عليك البرنامج نافذة الفتح أو الدخول، فإن أغلقتها بلا وردية تظهر: «يجب فتح وردية قبل تنفيذ هذه الحركة المالية».
• كل مستند تحفظه ينسب إلى وردية إنشائه، ويبقى فيها ولو عدّلته لاحقًا.
• بعد إقفال الوردية تتجمد مستنداتها. من يحاول تعديل مستند منها أو حذفه تظهر له رسالة تبدأ بـ «هذا المستند منسوب إلى وردية مقفلة» وتذكر رقمها، وتقول إن التعديل ممنوع حتى لا تتغير مجاميع الإقفال المحفوظة. الحل: يفك صاحب الصلاحية قفل الوردية (انظر «أرشيف الورديات») ثم يعدّل.
• عند «تبديل المستخدم» أو الخروج من البرنامج وعندك وردية مفتوحة يسألك: «هل تريد إقفال الوردية قبل … ؟». «نعم» تفتح شاشة الإقفال، و«لا» تتابع دون إقفال.

إقفال الوردية

1. اضغط «إقفال وردية». تفتح شاشة «إقفال وردية» على الوردية المفتوحة لك. وإن لم تكن لك وردية مفتوحة يفتح لك «أرشيف الورديات» لتختار منه الوردية التي تقفلها.
2. راجع المجموعتين في الأعلى: «بيانات الوردية» (رقم الوردية والمستخدم والخزينة والمصرف) و«مطابقة الوردية» (الافتتاح، وارد الخزينة وصادرها، «رصيد دفتري الخزينة :»، وما يقابلها للمصرف).
3. في «إقفال حسابات الخزائن والمصارف» سطر لكل خزينة ومصرف في الوردية. أعمدته: «النوع» و«الحساب» و«حساب التسوية» و«دفتري» و«فعلي» و«باقي» و«فرق» و«ملاحظة».
4. لكل سطر اكتب «فعلي»: المبلغ الذي عددته وتسلّمه. واكتب «باقي» إن أبقيت جزءًا في الدرج لوردية قادمة. الفرق يُحسب أمامك: فعلي + باقي − دفتري.
5. اختر «حساب التسوية» بالضغط على زر الخانة (الحساب الذي يستلم المبلغ المسلَّم). زر المسح في الخانة يفرّغها.
6. اكتب «ملاحظة» في السطر. وهي إلزامية إن وُجد فرق في أي سطر.
7. اضغط زر الحفظ (تلميحه: «ينشئ تسوية الخزينة والمصرف تلقائياً ثم يقفل الوردية.»).
8. إن كان في الوردية حركات معلقة سيسألك البرنامج في نافذة «تحقق من الحركات المعلقة» هل تريد مراجعتها: «نعم» تفتح التحليل ولا تُقفل الوردية، و«لا» تتابع الإقفال.
9. عند النجاح تظهر رسالة النجاح ثم تقرير الإقفال للمعاينة والطباعة.

كيف تقرأ الألوان في السطر: الأحمر = عجز (الفعلي أقل من الدفتري)، الأزرق = زيادة.

أرشيف الورديات

1. افتح «أرشيف الورديات». يعرض ورديات اليوم أول ما يفتح.
2. من درج «الفلاتر»: «من تاريخ :» و«إلى تاريخ :» و«الحالة :» (الكل أو مفتوحة أو مقفلة) و«المستخدم :» و«الفرع :» عند تفعيل الفروع. ثم «بحث». و«مسح الفلاتر» يرجعها لليوم.
3. كل سطر وردية بأعمدة منها: «رقم الوردية» و«الحالة» و«المستخدم» و«المشاركون» و«الخزينة» و«تاريخ الفتح» و«تاريخ الإقفال» و«الرصيد الافتتاحي» و«وارد الخزينة» و«صادر الخزينة» و«رصيد دفتري الخزينة» و«فعلي الخزينة» و«باقي الخزينة» و«عجز الخزينة» و«زيادة الخزينة» وما يقابلها للمصرف، و«ملاحظات الإقفال».
4. اختر سطرًا ثم:
   • «تحليل الوردية» (أو انقر السطر مرتين) يفتح تحليلها.
   • من «المزيد»: «إقفال الوردية المحددة» لوردية مفتوحة. وللوردية المقفلة ترى: «هذه الوردية مقفلة بالفعل. إذا أردت تعديلها، ألغِ القفل أولاً ثم أقفلها من جديد.»
   • من «المزيد»: «إلغاء قفل الوردية المحددة» وهو يحتاج صلاحية «إلغاء قفل وردية».
5. إلغاء القفل يسألك: «سيتم إلغاء قفل الوردية وفتح مستنداتها للتعديل، ثم يمكنك إقفالها من جديد. هل تريد المتابعة؟». إن وافقت تُحذف قيود تسوية الإقفال السابقة، وتعود الوردية مفتوحة وتصير أنت مشاركًا فيها، ثم تعدّل ما تريد وتقفلها من جديد.
6. إن اخترت زرًّا بلا سطر: «الرجاء اختيار وردية من الأرشيف».

لا يمكن إلغاء قفل وردية في حالتين: أن تكون لك أنت وردية أخرى مفتوحة («توجد وردية مفتوحة مرتبطة بهذا المستخدم، يجب إقفالها أو الخروج منها أولاً.»)، أو أن يكون لصاحبها وردية أخرى مفتوحة («لا يمكن إلغاء قفل هذه الوردية لأن صاحب الوردية لديه وردية مفتوحة أخرى.»).

تحليل وردية

1. افتح «تحليل وردية». يعرض الوردية المفتوحة، وإن لم توجد فآخر وردية. ومن «أرشيف الورديات» يفتح على الوردية التي اخترتها.
2. في مجموعة «ملخص الوردية» اختر من «الورديات :» وردية أو أكثر. وباختيار كل الورديات يلزم تحديد «من :» و«إلى :». وإن كانت البداية بعد النهاية: «تاريخ البداية يجب أن يكون قبل تاريخ النهاية.»
3. «إحصائيات الوردية» تعرض: «افتتاح خزينة» و«وارد الخزينة» و«صادر الخزينة» و«دفتري الخزينة» و«فعلي الخزينة» و«فرق الخزينة» و«باقي الخزينة»، وما يقابلها للمصرف.
4. تبويبات التفصيل: «الملخص المالي» و«حركة الفواتير» و«حركة الإيصالات» و«حركة المستخدمين» و«ملخص الدخل» و«تحليل تسوية الخزينة» و«حركة الخزينة» و«حركة المصرف» و«حركة الحسابات» و«الحركة اليومية المجمعة» و«حركة المخزون المجمعة» و«جرد المخزون». وفي أنظمة المستشفى تبويب «حركة المستشفى».
5. في تبويبي الفواتير والإيصالات زرّا «الحركات المعلقة» و«الحركات المحذوفة» لمراجعة ما لم يدخل الحساب وما حُذف.
6. انقر على حركة لتعرضها للمراجعة. بعض الحركات للعرض فقط: «هذه الحركة للعرض والمراجعة فقط ولا يتم فتحها من تقرير الوردية.»

الإعدادات والخيارات

الطباعة والتقارير

• تقرير الإقفال: يفتح بعد نجاح الإقفال للمعاينة والطباعة. يمكن طباعته لاحقًا من «تحليل وردية».
• طباعة التحليل: زر «طباعة» في «تحليل وردية»، واختر الورق من «الورق :» (A4 أو A5 أو 80*80). وتسألك نافذة «اختيار أجزاء تقرير الوردية» عن الأجزاء المطلوبة، مثل «الملخص المالي» و«حركة الفواتير» و«حركة الخزينة». إن لم تختر شيئًا: «لا توجد بيانات في الأجزاء المختارة للطباعة.»
• طباعة الأرشيف: زر «طباعة» في «أرشيف الورديات» يطبع الجدول بالعرض مع تاريخي الفلتر.

أسئلة شائعة

ما لا تشمله الشاشة

• لا تُغيّر فواتير الوردية أو إيصالاتها من شاشات الورديات؛ تعديلها من شاشاتها الأصلية بعد فك القفل.
• لا يعدّل الإقفال الأرصدة التي عدّها الكاشير؛ هو يسجل الفرق ويقيّده.
• تحديد من يرى الورديات وخزائنهم من «صلاحيات المستخدمين».
• وردية المستشفى لها شاشات تقارير خاصة تُفتح من أنظمة المستشفى.

تحميل الدليل PDF كل المواضيع