الفكرة في سطرين
«العملات وأسعار الصرف» هي قائمة العملات التي تتعامل بها وسعر كل واحدة بعملة الشركة. و«إذن شراء عملة» و«إذن بيع عملة» سندان تسجّل بهما شراءك للعملة الأجنبية وبيعها، فيحسب البرنامج القيد وربح أو خسارة الفرق ويحدّث «سعر التكلفة» لكل عملة. هذه الشاشات ضمن خدمة «تعدد العملات» وتظهر لمن رخّصت شركته لها.
أين أجد الشاشة ولمن؟
| الشاشة | مكانها | من يستعملها |
|---|---|---|
| العملات وأسعار الصرف | «الإيصالات والتسويات» ← «إدارة العملات الأجنبية» ← «العملات وأسعار الصرف» | المحاسب الرئيسي (يحدّد من يغيّر الأسعار) |
| إذن شراء عملة | «الإيصالات والتسويات» ← «إدارة العملات الأجنبية» ← «إذن شراء عملة» | أمين الصندوق والمحاسب |
| إذن بيع عملة | «الإيصالات والتسويات» ← «إدارة العملات الأجنبية» ← «إذن بيع عملة» | أمين الصندوق والمحاسب |
- المجموعة كلها تحتاج ترخيص «تعدد العملات». إن لم تكن مرخّصة تظهر: «عذراً... ترخيصك لايدعـم هذه الخدمـة, حاول ثانية أو اتصل بمسؤول النظام».
- لكل شاشة صلاحية مستقلة يمنحها المدير: «العملات وأسعار الصرف» و«شراء عملة» و«بيع عملة».
- الإذنان يعملان بالدفاتر مثل الإيصالات: عنوان النافذة هو اسم الدفتر الذي تعمل عليه. راجع الإيصالات.
الخطوات
إضافة عملة وكتابة سعر صرفها
- افتح «العملات وأسعار الصرف». تظهر نافذة بعنوان «العملات» وجدول بالعملات الموجودة.
- اكتب «اسم العملة :»، مثل «دولار». هذه الخانة إلزامية.
- اكتب «سعر الصرف»: كم تساوي وحدة واحدة من هذه العملة بعملة الشركة. مثال: إن كان الدولار يساوي 5.200 فاكتب 5.200.
- إن تركت «الرقم التسلسلي :» فارغًا يعطيه البرنامج رقمًا. وفي «بيانات إضافية :» اكتب أي ملاحظة.
- اضغط «تخزين (F10)».
الخانتان «سعر التكلفة :» و«رصيد العملة :» للقراءة فقط: يحسبهما البرنامج من إذني الشراء والبيع.
نصيحة: السعر الذي كتبته يُسجَّل على كل مستند عند حفظه، ويبقى عليه حتى لو غيّرت سعر العملة بعد ذلك.
تعديل سعر عملة أو حذفها
- انقر نقرتين على العملة في الجدول لتظهر بياناتها.
- غيّر «سعر الصرف» ثم «تخزين (F10)». يسألك: «هـل تريد تأكيد تعديل الـبيانات ؟». من لا يملك صلاحية التعديل تظهر له: «عذرأ... ليـس لديك الصلاحيـات الازمـة!»
- للحذف اضغط «حذف (F11)» ثم «نعم» على «هـل تريد تأكيد حذف الـبيانات ؟».
تنبيه: لا تُحذف عملة استُعملت في الإعدادات أو القيود أو الفواتير أو الأصناف أو الحسابات، ولا تظهر رسالة: يبقى كل شيء كما هو. عملة الشركة الأساسية لا تُعدَّل ولا تُحذف من هذه الشاشة.
شراء عملة
- افتح «إذن شراء عملة». إن كان لديك أكثر من دفتر تظهر نافذة «الـرجـاء إخـتـيـار دفـتـر» وفيها عمود «اسـم الدفتر»، فاختر الدفتر. إن لم يوجد دفتر تظهر: «لا يـوجد دفـاتر لإختيـارها, يجـب إنشاء دفاتـر أولا»، فاطلب من المحاسب إنشاءه.
- في مجموعة «مدين - الحساب الذي استقبلت فيه العملة المشتراة» اختر «اسم الحساب :»، أي الحساب الذي ستضع فيه العملة (مثل «خزينة الدولار»).
- إن كانت عملة ذلك الحساب أجنبية يسألك البرنامج: «الـرجـاء إدخـال سعر الصـرف لـ [ … ] للمتابعة...» (عنوان النافذة «سعر الصـرف») والسعر المسجّل في الخانة. اكتب السعر الذي اشتريت به فعلًا واضغط «موافق».
- اكتب «القيـمـة :»: كمية العملة الأجنبية التي اشتريتها. تظهر قيمتها بعملة الشركة في «المقابـل :».
- في مجموعة «دائن - الحساب الذي سُحِب منه المبلغ لشراء العملة» يأتي حساب خزينتك معبأً إن كان محددًا لمستخدمك. غيّره إن دفعت من حساب آخر.
- اكتب «الـبـيـان :» أو اتركه فارغًا، فيكتب البرنامج لك: «شراء: … | … لصالح: …».
- اضغط «تخزين (F10)».
ينتج عن الإذن قيد واحد: مدين حساب العملة المشتراة، ودائن حساب الخزينة التي دفعت منها. ويدخل سعر الشراء في متوسط «سعر التكلفة» للعملة.
بيع عملة
- افتح «إذن بيع عملة» واختر الدفتر إن طُلب منك.
- في مجموعة «دائن - الحساب الذي سُحب منه رصيد العملة الأجنبية المباعة» اختر الحساب الذي فيه العملة، واكتب «القيـمـة :» (الكمية المباعة).
- تظهر في «التكلفة :» تكلفة الوحدة من متوسط تكلفة العملة، ويمكنك تعديلها في البيع. وتظهر «القيمة بالحروف :» أسفلها.
- في مجموعة «مدين - الحساب الذي استلمت فيه المبلغ الناتج من البيع» اختر الخزينة التي استلمت فيها المبلغ (تأتي معبأة بخزينتك). وإذا عمل الحساب بعملة أجنبية يسألك عن سعر الصرف كما في الشراء.
- إن كان البيع لعميل له حساب عندك فاختره في مجموعة «حسـاب العميــل - تسوية عملية البيع في حساب العميــل» من خانة «اسم العميل :»، فيظهر البيع في كشف حسابه.
- اضغط «تخزين (F10)».
يقارن البرنامج قيمة البيع بتكلفة العملة المباعة:
- إن كانت قيمة البيع أكبر يسجّل الفرق ربحًا في «حساب أرباح فروقات عملة».
- وإن كانت أقل يسجّله خسارة في «حساب خسائر فروقات عملة».
العمل على إذن محفوظ
- البحث: زر «البحث عـن إيصـالات (F10)» أو الكتابة في «رقم الإيصال :» أو «رقم المستند :» ثم Enter.
- التنقل: «السابق (F5)» و«التالي (F4)».
- التعديل: غيّر ما تريد ثم «تخزين»، ويسألك «هـل تريد تأكيد تعديل الـبيانات ؟».
- الحذف: «حذف (F11)» ثم تأكيد. يعلَّم الإذن وقيده محذوفين ولا يُمحيان من السجل، وتظهر عليه علامة «مستند محذوف !!». من لا يملك الصلاحية تظهر له: «عذرًا... ليست لديك صلاحية حذف هذا الإيصال.»
- كشف حساب: زر «كشـف حسـاب» بجانب اسم الحساب يفتح حركته.
- الجدول بجانب كل حساب بعنوان «الـعـمـلـة» و«الـرصـيـد» يعرض رصيد الحساب بكل عملة.
الإعدادات والخيارات
| الخيار | أين | ماذا يتغير | من يحتاجه |
|---|---|---|---|
| «حساب أرباح فروقات عملة» و«حساب خسائر فروقات عملة» | «الإعـدادات» ← «إعدادات دليل الحسابات» | بدونهما يظهر عند حفظ إذن البيع «خطـأ في إعدادات دليل الحسـبات» ولا يكتمل القيد | المحاسب الرئيسي |
| عملة ثابتة للدفتر | في إعداد الدفتر | يفتح الإذن بعملة الدفتر وسعرها المسجّل | المحاسب |
| «صــرف مبــاشر للقيمـة» (في البيع) | مفتاح في مجموعة المدين | يبدأ مفعّلًا. إطفاؤه يضيف سطرين على القيد بيانهما «دخول مبلغ إلى الحساب». لا تغيّره إلا بتوجيه المحاسب | المحاسب |
| مركز التكلفة والمشروع والفرع | في الإذن نفسه | يظهر إن فعّلتها الشركة، ويُكتب على سطور القيد | الشركات التي تستعملها |
الطباعة والتقارير
- طباعة (F12) في العملات تطبع قائمة العملات بعنوان «العملات».
- طباعة (F12) في إذني الشراء والبيع تطبع الإذن.
- لمراجعة أرصدة حسابات العملة وحركتها استعمل تقارير الحسابات.
أسئلة شائعة
س: ما معنى «سعر الصرف»؟
ج: هو كم تساوي وحدة واحدة من العملة الأجنبية بعملة الشركة. إن ضربته في كمية العملة حصلت على قيمتها بعملة الشركة.
س: غيّرت سعر الدولار فتغيّرت مستنداتي القديمة؟
ج: لا. يحتفظ كل مستند بالسعر الذي حُفظ به، ويُستعمل السعر الجديد للمستندات التي تنشئها بعده.
س: لماذا لا أستطيع تعديل أو حذف العملة الأساسية؟
ج: هي عملة الشركة وسعرها واحد دائمًا. لا تُعدَّل ولا تُحذف من هذه الشاشة.
س: ضغطت «حذف» على عملة ولم يحدث شيء.
ج: العملة مستعملة في قيود أو فواتير أو أصناف أو حسابات أو إعدادات، فلا يحذفها البرنامج. لا تظهر رسالة في هذه الحالة.
س: ظهرت «الرجـاء التأكد من إختيار عملـة الإيـصـال».
ج: لم يُحدَّد عملة أحد الطرفين. اختر العملة من «الـعـملـة :».
س: ظهرت «الرجـاء التأكد من إدخال سعر صـرف العملة» أو «الرجـاء التأكد من إدخال سعر تكلفة العملة».
ج: سعر الصرف أو التكلفة صفر. اكتب السعر في خانة سعر الصرف، أو افتح «العملات وأسعار الصرف» وسجّل سعر العملة أولًا.
س: ظهرت «الرجاء التأكد من قيمة الإيصـال, القيمة غير متوازنة».
ج: قيمة الطرفين بعملة الشركة غير متساوية. راجع «القيـمـة :» وسعر الصرف في كل طرف.
س: ظهرت «خطـأ في إعدادات دليل الحسـبات» عند حفظ إذن البيع.
ج: لم يحدّد المحاسب حساب أرباح فروقات العملة أو خسائرها. اطلب منه ضبطهما في «إعدادات دليل الحسابات».
س: لا أرى هذه الأزرار.
ج: ترخيص «تعدد العملات» غير مفعّل لشركتك، أو لا تملك صلاحية الشاشة. اطلب من المدير مراجعة الصلاحيات.
ما لا تشمله الشاشة
- لا تحتفظ بتاريخ أسعار الصرف: سعر واحد للعملة تغيّره متى شئت.
- لا تُحدّث السعر من الإنترنت.
- لا تُعيد تقييم المستندات القديمة بالسعر الجديد.